Begin van de arbeidsrelatie Het arbeidscontract

Kan een arbeidsovereenkomst elektronisch worden gesloten?

Elektronische handtekening

Een arbeidsovereenkomst kan elektronisch worden gesloten, wat wil zeggen dat de werkgever en de werknemer de arbeidsovereenkomst met een elektronische handtekening kunnen ondertekenen.

De elektronische ondertekening moet gebeuren via een gekwalificeerde elektronische handtekening, bijvoorbeeld de eID of via een ander systeem van gekwalificeerde elektronische handtekening. Een gekwalificeerde handtekening is een elektronische handtekening die beantwoordt aan een aantal technische kwaliteitsnormen. De FOD Economie publiceert om de 4 maanden op haar website de lijst van de voor de gekwalificeerde elektronische handtekening erkende dienstverleners.

Opmerking: In de toekomst zal de elektronische ondertekening van een arbeidsovereenkomst niet enkel kunnen gebeuren door een gekwalificeerde elektronische handtekening maar ook door een andere elektronische handtekening voor zover aan een aantal veiligheidswaarborgen is voldaan (toelaten om de identiteit van de partijen, hun instemming met de inhoud van de overeenkomst en het behoud van de integriteit van die overeenkomst te verzekeren). Dit is nu reeds het geval voor arbeidsovereenkomsten voor uitzendarbeid. Voor de andere arbeidsovereenkomsten moet er hiervoor eerst nog een Koninklijk Besluit komen.

De met een gekwalificeerde ondertekende arbeidsovereenkomst wordt gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst die met een handgeschreven handtekening wordt ondertekend.

Noch de werkgever, noch de werknemer kunnen verplicht worden om de arbeidsovereenkomst via elektronische weg te sluiten. De partijen moeten het dus eens zijn.

Opslaan van de elektronische arbeidsovereenkomsten

Een exemplaar van de elektronische arbeidsovereenkomst moet verplicht worden opgeslagen bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst.

Opmerking: In de toekomst zal de verplichte opslag en het bewaren van een exemplaar van de elektronische arbeidsovereenkomst niet enkel kunnen gebeuren bij een externe verlener van een elektronische archiveringsdienst, maar ook bij de werkgever zelf die een dergelijke dienst voor eigen rekening uitbaat. Hiervoor moet er eerst nog een Koninklijk Besluit komen. Bij arbeidsovereenkomsten voor uitzendarbeid kan aan deze verplichting reeds worden voldaan door de werkgever zelf (het uitzendbureau), die voor eigen rekening de archivering op zich neemt.

Deze elektronische opslag moet voor de werknemer volledig kosteloos zijn.

De werknemer moet steeds toegang kunnen hebben tot het bewaarde exemplaar van de arbeidsovereenkomst.

De opslag ervan wordt gewaarborgd gedurende minstens 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.

De archiveringsdienst moet drie maanden vóór het verstrijken van de bewaringstermijn van 5 jaar aan de werknemer (via aangetekende brief) vragen wat er daarna met het document moet gebeuren. Wanneer de werknemer dit wenst, kan de archiveringsdienst het document (in een leesbare en gebruiksklare vorm) overmaken aan de VZW SIGeDIS die het document verder zal bewaren.

De werkgever moet zijn eigen elektronisch exemplaar steeds onmiddellijk kunnen voorleggen wanneer de Sociale Inspectie daarom verzoekt. Indien hij dit niet kan, moet hij een exemplaar kunnen voorleggen van de elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst die is opgeslagen bij de elektronische archiveringsdienst.

Het arbeidsreglement moet de identiteit van de verlener van een elektronische archiveringsdienst vermelden en moet de manier verduidelijken waarop de werknemers bij deze dienst toegang hebben tot de elektronische documenten (zowel tijdens de arbeidsovereenkomst als na het einde ervan).

Samenvattend

  Elektronisch ondertekenen arbeidsovereenkomst Elektronisch opslaan arbeidsovereenkomst
Arbeidsovereenkomsten voor uitzendarbeid;
Andere arbeidsovereenkomsten: toekomstige regeling
gekwalificeerde elektronische handtekening; of andere elektronische handtekening die voldoet aan een aantal veiligheidswaarborgen externe elektronische archiveringsdienst; of werkgever zelf die een elektronische archiveringsdienst voor eigen rekening uitbaat
Andere arbeidsovereenkomsten: huidige regeling gekwalificeerde elektronische handtekening externe elektronische archiveringsdienst