Kosten eigen aan de werkgever

Het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ vindt zijn oorsprong in een van de essentiële verplichtingen van de werkgever, namelijk de verplichting om aan de werknemer de voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen. Deze verplichting wordt verwoord in artikel 20, 1° van de Arbeidsovereenkomstenwet. De kosten die gemaakt moeten worden voor de terbeschikkingstelling van deze materialen en hulpmiddelen, berusten dus in principe bij de werkgever. Hij heeft immers de verplichting om de werknemer te doen arbeiden op de wijze, tijd en plaats zoals overeengekomen.
Artikel 20, 1° van de Arbeidsovereenkomstenwet maakt het wel mogelijk dat de partijen een andere regeling treffen.

In vele gevallen wordt er echter geen afwijkende regeling getroffen en vallen een aantal kosten, zoals transportkosten, kosten van logies en maaltijden ten laste van de werkgever. De vraag die zich in de praktijk dan meestal stelt, is hoe de tenlasteneming van deze kosten door de werkgever fiscaalrechtelijk en op het vlak van de sociale zekerheid dient te worden behandeld.

Sociale zekerheid

Principe

De berekeningsbasis voor de bijdragen in de sociale zekerheid is het loon van de werknemers (artikel 14, § 1 Wet 27 juni 1969). Om te bepalen welke bedragen allemaal onder het begrip ‘loon’ vallen, wordt er verwezen naar artikel 2 van de Loonbeschermingswet. Dit artikel geeft een vrij uitgebreide definitie van het begrip ‘loon’ en bepaalt dat hieronder het loon in geld en de in geld waardeerbare voordelen vallen waarop de werknemer recht heeft ten laste van de werkgever ingevolge zijn dienstbetrekking.

In principe vallen hier ook de bedragen onder die de werkgever aan de werknemer overmaakt als terugbetaling van kosten die de werknemer in eerste instantie gedragen heeft, hoewel ze ten laste van de werkgever vielen. De conclusie is dus op het eerste gezicht dat de betrokken bedragen dienen te worden opgenomen in de berekeningsbasis voor de socialezekerheidsbijdragen.

Het Koninklijk Besluit van 28 november 1969 bevat echter een opsomming van een aantal elementen die normaal gesproken wel onder het loonbegrip vallen, maar die uitdrukkelijk worden uitgesloten voor de berekening van socialezekerheidsbijdragen. De bedragen die gelden als een terugbetaling van de kosten die de werknemer heeft verricht om zich van zijn woonplaats naar zijn werkplaats te begeven, alsook de kosten die ten laste van de werkgever vallen, worden niet als loon beschouwd (artikel 19, § 2, 4° KB 27 november 1969).

Het is van het grootste belang te weten wat men in de praktijk verstaat onder ‘kosten eigen aan de werkgever’. Het begrip is op zich niet zo veelzeggend, wat ervoor zorgt dat er zich op dat vlak tal van discussies voordoen. De werkgevers van hun kant zullen immers dikwijls de behoefte voelen om bepaalde zaken te gaan bestempelen als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, om zo geen socialezekerheidsbijdragen daarop te moeten betalen. De Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid zal op zijn beurt vaak proberen deze kwalificatie aan te vechten en de zo uitgekeerde sommen te herkwalificeren als verdoken loon, om zoveel mogelijk bijdragen te kunnen incasseren. De Rijksdienst interpreteert het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ dan ook uitermate strikt.

Voorwaarden voor de uitsluiting uit het loonbegrip

Vooraleer men een beroep kan doen op de uitsluiting uit het loonbegrip van de bedragen die aan de werknemer worden terugbetaald als kosten eigen aan de werkgever, dienen in essentie twee voorwaarden vervuld te zijn.

  • De kosten vallen normaal gesproken ten laste van de werkgever.

De eerste voorwaarde is dat de kosten die door de werkgever aan de werknemer worden vergoed, ‘normaal gesproken’ door de werkgever gedragen worden. Welke kosten normaal wel en welke niet gedragen worden door de werkgever, is een loutere feitenkwestie.

Het zal duidelijk zijn dat naarmate de band tussen de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en de desbetreffende kosten groter is, ook zal worden aangenomen dat het kosten ten laste van de werkgever betreft. Van sommige kosten kan men inderdaad stellen dat zij inherent zijn aan de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Te denken valt onder meer aan de kosten die betrekking hebben op arbeidsgereedschap, werkkledij, maaltijden die de werknemer nuttigt als hij op verplaatsing is ter uitvoering van zijn arbeidstaken, en in dat geval eventueel ook de kosten van een overnachting.  Men kan

stellen dat deze kosten ten laste van de werkgever vallen, op grond van de algemene verplichting van de werkgever om de werknemer te doen werken en hem alle hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen (artikel 20, 1°  Arbeidsovereenkomstenwet).

Maar in sommige gevallen zal de band tussen de betrokken kosten en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst minder duidelijk zijn. De rechtspraak is in elk geval van oordeel dat de kosten geenszins inherent hoeven te zijn aan de uitvoering van de overeenkomst, opdat ze buiten het loonbegrip in de sociale zekerheid zouden vallen. Als de werkgever verplicht is om de betrokken kosten te dragen krachtens enige rechtsbron (een wet, een collectieve arbeidsovereenkomst, een individuele arbeidsovereenkomst of een gebruik), en de werknemer bepaalde kosten als gevolg van zijn tewerkstelling daadwerkelijk heeft gedragen, dan zullen zij in principe buiten het loonbegrip vallen.

In het algemeen kan men stellen dat kosten ten laste van de werkgever zullen zijn als zij hun oorsprong niet vinden in de privésfeer van de werknemer (in het andere geval zou de tenlasteneming ervan door de werkgever een voordeel/ verrijking voor de werknemer opleveren en zou er dus sprake zijn van loon), en er een band bestaat tussen de kosten en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

  • De bedragen die aan de werknemer worden betaald, corresponderen met de werkelijk gemaakte kosten.

Dat houdt in dat de werknemer niet verrijkt mag worden ten gevolge van de betaling van de vergoedingen door de werkgever. Want dan zouden we niet meer te maken hebben met een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, maar eerder met het verschaffen van een voordeel aan de werknemer als tegenprestatie voor het geleverde werk, of toch in elk geval ingevolge de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, hetgeen loon uitmaakt waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.

Doorgaans zijn er twee mogelijke wijzen van terugbetaling van de door de werknemer gemaakte kosten die eigenlijk ten laste van de werkgever vallen. Ofwel zal de werknemer vergoed worden op basis van een door hem periodiek in te dienen staat van onkosten. In dat geval wordt de werknemer uiteraard slechts voor de werkelijk gemaakte kosten vergoed, en rijzen er tussen de werkgever en de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid meestal geen problemen. Ofwel wordt er tussen werkgever en werknemer overeengekomen dat er een forfaitaire vergoeding zal worden uitbetaald voor de gemaakte onkosten. Deze vergoeding zal een vast en in beginsel onveranderlijk bedrag betreffen, en zal worden geacht alle gemaakte kosten te dekken, ook wanneer dit in realiteit niet zo is. Het ene ogenblik kan de werknemer minder kosten maken en het andere ogenblik meer.

Het is vooral bij deze laatste hypothese dat er zich dikwijls kwalificatieproblemen voordoen. In geen geval echter kan het forfaitaire karakter van een kostenvergoeding een vermoeden doen ontstaan van het loonkarakter ervan. Maar als men als werkgever met forfaitaire vergoedingen werkt, dient men wel met een aantal zaken rekening te houden. Uiteraard zal een terugbetaling van kosten op basis van een forfait als loon worden beschouwd indien die kosten tevens worden terugbetaald op basis van onkostenstaten (dubbele terugbetaling).

Verder moet het bedrag van de vergoeding redelijkerwijze in verhouding staan tot de werkelijke kosten en mag dit zeker niet wezenlijk hoger (of lager) zijn. Zo aanvaardt de RSZ bijvoorbeeld voor een werknemer met een niet-sedentaire functie een forfaitaire vergoeding tot 10,00 euro per dag voor de meerkosten veroorzaakt door de afwezigheid van faciliteiten en 6,00 euro per dag voor de meerkosten van maaltijden die buitenshuis genuttigd worden. Algemeen gesteld kan men zeggen dat het een feitenkwestie betreft of de toegekende forfaitaire vergoeding al dan niet overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten. De rechter zal in voorkomend geval steeds oordelen van situatie tot situatie, rekening houdend met alle feitelijke elementen.

Het is inderdaad zo dat als er een forfait wordt toegekend, de werkgever niet telkens opnieuw de gemaakte kosten zal moeten staven met bewijsstukken. Maar hij dient wel over een gepaste verantwoording te beschikken voor het toekennen van een forfaitaire vergoeding in plaats van de werknemer te vergoeden op basis van diens onkostennota’s. Een goed argument om een forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen, is dat men op praktische bezwaren zou stuiten als men met onkostennota’s zou werken, bijvoorbeeld wegens de veelheid van bedragen en de in verhouding geringe grootte ervan. Het is immers niet de bedoeling dat er te veel kosten gemaakt worden om elk van de uitgavenposten apart te gaan analyseren. In dat geval gaat het economische nut van de kostenvergoeding volledig teloor en is een forfait verantwoord, bijvoorbeeld voor de vergoeding van de kosten van verblijf, verplaatsing en maaltijden van een handelsvertegenwoordiger die, gelet op de aard van zijn werk, veel onderweg is. Te allen tijde zal het criterium dat de vergoeding aan werkelijk gemaakte kosten moet beantwoorden, echter blijven gelden. Zo zal het bijvoorbeeld zeer gevaarlijk zijn om een maaltijdvergoeding ononderbroken door te betalen tijdens een periode waarin de werknemer met vakantie is. De herkwalificatie als loon zal zich opdringen.

De omvang van de forfaitaire kostenvergoeding kan niet zomaar lukraak worden vastgesteld. Zij dient te worden bepaald op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende criteria, zodat men mag aannemen dat zij bij benadering overeenstemt met het bedrag van de werkelijke kosten. Dikwijls worden als maatstaf de bedragen genomen die de overheid aan haar ambtenaren uitkeert voor verplaatsings- en maaltijdkosten tijdens binnenlandse reizen.

De kwalificatie van de betreffende onkostenvergoedingen door de Fiscale Administratie zal het oordeel van de rechter op het vlak van de sociale zekerheid sterk beïnvloeden. Maar, de arbeidsrechtbanken zijn niet gebonden door de kwalificatie van de fiscus en ze kunnen er dus van afwijken.

Bij betwisting van de realiteit van de kosten ten laste van de werkgever, dient de werkgever de realiteit van die kosten aan te tonen door middel van bewijsstukken of, ingeval zulks niet mogelijk is, door alle andere door het gemene recht toegelaten bewijsmiddelen, met uitzondering van de eed.

Bij gebreke aan bewijskrachtige gegevens aangeleverd door de werkgever kan de Rijksdienst voor sociale zekerheid, op voorstel van de bevoegde inspectiediensten die de werkgever gehoord hebben, ambtshalve een bijkomende aangifte uitvoeren, rekening houdende met alle nuttige inlichtingen waarover zij beschikt.

De fiscale kwalificatie

Op fiscaal vlak vallen de ‘eigen kosten van de werkgever’ buiten de belastbare grondslag van de inkomsten (artikel 31, tweede lid, 1° Wetboek der Inkomstenbelastingen) en ze zijn voor de werkgever onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar als beroepskosten (artikel 49 Wetboek der Inkomstenbelastingen). Hier is het dus eveneens van belang te weten wat de fiscus onder dit begrip verstaat.

Ook hier dienen de bedragen die ‘zelfs toevallig, uit hoofde of naar aanleiding van de beroepswerkzaamheid verkregen worden als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever’ aan twee voorwaarden te voldoen opdat zij vrij zouden zijn van belastingen in hoofde van de werknemer.

De betrokken bedragen dienen, net als in het socialezekerheidsrecht ‘normaal gesproken’ ten laste van de werkgever te vallen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de verplaatsingskosten voor het woon-werkverkeer fiscaal gezien ten laste van de werknemer vallen en dus niet belastingvrij aan de werknemer kunnen worden toegekend, waar diezelfde kosten in het socialezekerheidsrecht ook geen kosten eigen aan de werkgever zijn doch wel uitgesloten zijn uit het loonbegrip. Verplaatsingskosten van gedetacheerde werknemers van en naar België zullen in de regel wél ten laste van de werkgever vallen en dus vrij van belastingen aan de werknemer kunnen worden terugbetaald. Ook op fiscaal vlak betreft het in principe wel een feitenkwestie ten laste van wie de kosten vallen, en dient elk geval apart te worden beoordeeld.

Zij moeten bovendien in redelijke verhouding staan tot de werkelijk gemaakte kosten. In het andere geval zal het om loon gaan en ontstaat de belastbaarheid. Meer bepaald als er met forfaitaire kostenvergoedingen wordt gewerkt, is dit van groot belang. Het verschil ten opzichte van het socialezekerheidsrecht is dat de bewijslast hier volgens de rechtspraak van het Hof van Cassatie wordt geacht bij de Administratie te liggen, en niet bij de werkgever (Cass. 30 oktober 1986, Bull. Bel., 1988, 136). Het Hof oordeelt aldus dat er door de wetgever een wettelijk vermoeden van niet-belastbaarheid werd ingelast ten aanzien van de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Het vermoeden is weliswaar weerlegbaar, zodat de Administratie het tegenbewijs kan leveren. Dit kan gebeuren met alle middelen, feitelijke vermoedens inbegrepen. Een voorbeeld van zo’n feitelijk vermoeden is het gegeven dat de werkgever geen enkel boekhoudkundig stavingsstuk voor de beweerde kosten kan voorleggen, of dat de werknemer naast het ontvangen van een forfaitaire onkostenvergoeding ook nog onkostennota’s voor dezelfde kosten kan indienen.

Ook hier kunnen de bedragen van de onkostenvergoedingen niet lukraak bepaald worden en dienen zij te berusten op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Als kilometervergoeding aanvaardt de Administratie bijvoorbeeld 0,3412 euro per kilometer voor de periode van 1 juli 2015 tot 30 juni 2016. Voor een middagmaal genuttigd door een werknemer (arbeider of bediende, uitgezonderd kader- of directielid) op verplaatsing, kan volgens de Administratie volgens bepaalde voorwaarden 19,22 euro in rekening gebracht worden.

In elk geval kan de werkgever het best een dossier bijhouden met onkostennota’s en andere stavingsstukken ter verantwoording aan de fiscus. Eventueel kan er ook een algemeen akkoord met de fiscus worden gesloten, iets wat moeilijker ligt ten aanzien van de RSZ.

De bewijslast in het kader van de uitzendarbeid

Sedert 1 januari 2010 legt de RSZ de bewijslast voor kostenvergoedingen bij de werkgever.

In geval van uitzendarbeid, waarbij de uitzendkracht kosten maakt in het kader van zijn tewerkstelling bij en soms op vraag van de gebruiker, ligt de bewijslast van de kostenvergoedingen toch nog altijd bij het uitzendbureau als juridische werkgever van de uitzendkracht.

Aangezien het uitzendbureau niet altijd bij machte is om effectief het beroepskarakter te verifiëren van de verplaatsingen, het aantal afgelegde kilometers, toegekende forfaitaire vergoedingen op vraag van de gebruiker, zal het steeds aangewezen zijn om concrete afspraken te maken tussen het uitzendbureau en de gebruiker over de voor te leggen bewijsstukken en verklaringen. Dat geldt zowel bij RSZ als fiscale controles.

Ben je aangemeld, dan kan je per artikel één woord, zin, of paragraaf markeren en persoonlijke notities toevoegen.
We hebben uw bericht ontvangen