De maaltijdcheques

In de praktijk is er vooral discussie over de vraag of de maaltijdcheques, wat de problematiek van de socialezekerheidsbijdragen betreft, al dan niet als loon moeten worden beschouwd. Welnu, principieel moeten maaltijdcheques als loon worden beschouwd en er moeten dus socialezekerheidsbijdragen op betaald worden, zowel door de werkgever als door de werknemer, tenzij de hiernavolgende voorwaarden allemaal tegelijkertijd zijn vervuld:

Het voordeel van de maaltijdcheques moet aan de werknemers toegekend zijn bij cao of schriftelijke individuele overeenkomst

Maaltijdcheques moeten worden toegekend bij collectieve arbeidsovereenkomst gesloten op sectoraal of ondernemingsvlak. Het is tevens mogelijk dat het voordeel van de maaltijdcheques in een individuele overeenkomst (arbeidsovereenkomst of addendum bij de arbeidsovereenkomst) wordt opgenomen, doch enkel indien er geen collectieve arbeidsovereenkomst gesloten kan worden in de onderneming bij gebrek aan een syndicale delegatie, of indien de maaltijdcheques worden toegekend aan een personeelscategorie waarvoor het niet de gewoonte is dat arbeidsvoorwaarden in collectieve arbeidsovereenkomsten worden vastgelegd (bv. in sommige ondernemingen voor de kaderleden). Indien de toekenning van de maaltijdcheques geregeld wordt bij individuele overeenkomst voor een werknemer behorende tot een dergelijke personeelscategorie, dan mag het bedrag van de maaltijdcheque evenwel niet hoger zijn dan dat toegekend bij collectieve arbeidsovereenkomst in dezelfde onderneming, die de hoogste nominale waarde van de maaltijdcheque bepaalt.

Het aantal toegekende maaltijdcheques

Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties levert. Dat impliceert meteen dat voor dagen waarop de werknemer met vakantie of ziek is of op feestdagen, geen maaltijdcheques mogen worden toegekend.

Het belang van deze regel kan niet genoeg onderstreept worden. Het is een van de zaken die heel regelmatig deel uitmaken van controles, onder meer door de sociale inspectie. In de praktijk rijzen drie problemen rond de toepassing van deze algemene en onverbiddelijke regel:

Wat met deeltijdse werknemers?

Deeltijdse werknemers hebben recht op één maaltijdcheque per effectieve arbeidsdag, ongeacht het aantal uur dat op die dag werd gepresteerd.

Wat met werknemers die in een deeltijds arbeidsregime werken met variabele uurroosters?

Het gaat hier om werknemers die gemiddeld een aantal uren werken per week, wat inhoudt dat zij hun arbeidsprestaties kunnen concentreren op welbepaalde dagen. Iemand werkt bijvoorbeeld twintig uur per week maar gaat dit concentreren op twee dagen. Gelet op de algemene regel, heeft de betrokken werknemer dan slechts recht op twee maaltijdcheques. Daarentegen is het perfect mogelijk dat een andere werknemer die exact hetzelfde aantal uren presteert, dit gaat spreiden over bijvoorbeeld vier dagen. Hoewel deze laatste ook op weekbasis slechts twintig uur werkt, zal hij wel vier maaltijdcheques krijgen.

Om die onrechtvaardigheid recht te zetten, hebben ondernemingen de mogelijkheid om een alternatieve berekeningsformule te hanteren. Die alternatieve berekeningswijze impliceert dat het aantal dagen waarop effectief arbeidsprestaties worden geleverd, berekend wordt door het totaal aantal effectieve gepresteerde uren van de werknemer tijdens het kwartaal te delen door het normale aantal arbeidsuren per dag in de onderneming. Indien die bewerking een decimaal getal oplevert, wordt het afgerond op de hogere eenheid. Indien het aldus verkregen getal groter is dan het maximale aantal werkbare dagen van de maatpersoon in het kwartaal, wordt het tot dat laatste beperkt.

Ondernemingen die deze alternatieve berekeningswijze willen toepassen, moeten dat vastleggen bij collectieve arbeidsovereenkomst. Ondernemingen die geen ondernemingsraad hebben, noch een preventiecomité, noch een syndicale delegatie, mogen de alternatieve berekeningswijze vastleggen in het arbeidsreglement. In die collectieve arbeidsovereenkomst of dat arbeidsreglement dient dan tevens het normale aantal uren per dag van de maatpersoon te worden bepaald alsook de wijze waarop het maximale aantal werkbare dagen van de maatpersoon in het kwartaal wordt berekend.

Het probleem van de forfaitaire toekenning

In veel bedrijven is het de gewoonte om, in de plaats van bij te houden hoeveel dagen elke werknemer effectief werkt, uit te gaan van een forfaitaire raming van het aantal arbeidsdagen per jaar, en op grond daarvan bij het begin van het jaar een forfaitair aantal maaltijdcheques toe te kennen. Bijvoorbeeld: een bepaalde onderneming meent dat er gemiddeld 220 arbeidsdagen zijn en gaat 220 maaltijdcheques toekennen. Dat heeft natuurlijk tot gevolg dat bepaalde werknemers te veel maaltijdcheques krijgen omdat ze, gelet op ziekte en/of vakantie, nooit 220 dagen hebben gewerkt op jaarbasis. Anderzijds is het ook mogelijk dat andere werknemers te weinig maaltijdcheques hebben ontvangen.

Ontvangt de werknemer meer maaltijdcheques dan het effectief aantal gepresteerde dagen, dan worden deze te veel gegeven maaltijdcheques als loon beschouwd. Als de werknemer minder maaltijdcheques ontvangt dan het aantal dagen waarop hij effectief prestaties levert, dan wordt het fictieve bedrag van de werkgeverstussenkomst in de te weinig ontvangen cheques als loon beschouwd waarop de werkgever socialezekerheidsbijdragen moet betalen.

Of er te veel of te weinig maaltijdcheques werden toegekend, wordt bekeken bij het verstrijken van de eerste maand die volgt op het kwartaal waarop de maaltijdcheques betrekking hebben.

De maandelijkse toekenning

Tot voor kort ontving de werknemer iedere maand, in een of meer keren, een aantal papieren maaltijdcheques. Op 1 oktober 2015 zijn ook de maaltijdcheques het digitale tijdperk binnengetreden en hanteert men het systeem van elektronische maaltijdcheques waarvan de waarde wordt gebundeld op een betaalkaart. Sinds 1 januari 2016 worden enkel nog de elektronische maaltijdcheques gebruikt.

De maaltijdcheques in een elektronische vorm worden iedere maand, in één of meer keren, gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer afhankelijk van het aantal dagen van die maand waarop de werknemer vermoedelijk prestaties zal verrichten. Die maaltijdcheques worden geacht te zijn toegekend aan de werknemer op het moment waarop diens maaltijdchequerekening wordt gecrediteerd.

Uiterlijk de laatste dag van de eerste maand die volgt op het kwartaal wordt het aantal cheques in overeenstemming gebracht met het aantal dagen waarop de werknemer tijdens het kwartaal prestaties heeft verricht.

Aflevering van de maaltijdcheques op naam van de werknemer

De maaltijdcheques moeten op naam van de werknemer afgeleverd worden. Deze voorwaarde wordt geacht vervuld te zijn als de toekenning van de maaltijdcheques en de daarop betrekking hebbende gegevens (aantal maaltijdcheques, brutobedrag van de maaltijdcheques verminderd met het persoonlijke aandeel van de werknemer) voorkomen op de individuele rekening van de werknemer.

Geldigheid van de maaltijdcheques

De elektronische maaltijdcheque heeft een geldigheidsduur beperkt tot één jaar, te rekenen vanaf het ogenblik dat de maaltijdcheque in elektronische vorm op de maaltijdchequerekening wordt geplaatst. Hij mag alleen worden gebruikt ter betaling van een maaltijd of voor de aankoop van verbruiksklare voeding. Indien de werknemer de kaart verliest of wanneer ze gestolen wordt en hij ze om deze reden blokkeert, wordt de geldigheidsduur van de cheques verlengd met 10 dagen.

Bedrag van de tussenkomst van de werkgever en de werknemer

De tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque mag ten hoogste 6,91 euro per maaltijdcheque bedragen. De tussenkomst van de werknemer bedraagt ten minste 1,09 euro. De maaltijdcheques met een werkgeverstussenkomst van meer dan 6,91 euro of met een werknemerstussenkomst van minder dan 1,09 euro worden als loon beschouwd.

Voorwaarden inzake vervanging en cumulatie

De maaltijdcheque mag niet worden toegekend ter vervanging of ter omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel of een aanvulling daarbij, tenzij de maaltijdcheque werd verleend ter vervanging of ter omzetting van ecocheques die niet bijdrageplichtig voor de sociale zekerheid zijn.

De maaltijdcheque kan niet worden gecumuleerd met het verschaffen van eetmalen beneden de kostprijs in het bedrijfsrestaurant, tenzij die maaltijdcheque integraal wordt aangewend om dat eetmaal te verwerven. De maaltijdcheque mag tevens niet worden gecumuleerd met een onkostenvergoeding voor een zelfde maaltijd voor dezelfde dag.

Bijkomende voorwaarden voor maaltijdcheques in elektronische vorm

Naast de bovenstaande voorwaarden dient de elektronische maaltijdcheque gelijktijdig aan de volgende voorwaarden te voldoen opdat hij niet als loon zou worden beschouwd:

  1. Het aantal maaltijdcheques in een elektronische vorm en het brutobedrag ervan, verminderd met het persoonlijke aandeel van de werknemer, worden vermeld op de loonfiche.
  2. Vóór het gebruik van de maaltijdcheques in een elektronische vorm kan de werknemer het saldo en de geldigheidsduur nagaan van de maaltijdcheques die hem werden toegekend en die nog niet gebruikt werden.
  3. De keuze voor maaltijdcheques in een elektronische vorm wordt geregeld via een collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsvlak, eventueel binnen het kader van een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst. Kan een dergelijke overeenkomst niet worden gesloten bij gebrek aan een vakbondsafvaardiging of gaat het om een personeelscategorie waarvoor het niet de gewoonte is dat die door zulke overeenkomst wordt beoogd, dan wordt de keuze voor maaltijdcheques in een elektronische vorm geregeld door een individuele schriftelijke overeenkomst.
    De modaliteiten van de omkeerbaarheid van de keuze en de modaliteiten en de termijnen van de verandering van de uitbetalingswijze van de maaltijdcheques worden vastgesteld bij collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsvlak eventueel binnen het kader van een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement wanneer de keuze voor maaltijdcheques in een elektronische vorm geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. Indien er geen collectieve arbeidsovereenkomst, noch een regeling in het arbeidsreglement is voorzien met betrekking tot de modaliteiten van de omkeerbaarheid van de keuze, geldt de keuze voor maaltijdcheques in een elektronische vorm voor minstens drie maanden.
    De werkgever en de werknemer kunnen hun keuze evenwel veranderen mits het respecteren van een opzegtermijn van een maand. Die opzegtermijn begint te lopen op de eerste dag van de maand volgend op die waarin kennis van de opzegging is gegeven.
    Voor de werknemers die ressorteren onder het paritair comité voor de uitzendarbeid gelden er bijzondere regels.
  4. De maaltijdcheques in een elektronische vorm kunnen enkel ter beschikking gesteld worden door een erkende uitgever.
  5. Het gebruik van de maaltijdcheques in een elektronische vorm mag geen kosten voor de werknemer teweegbrengen, behalve in geval van diefstal of verlies onder de voorwaarden vast te stellen bij collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal of ondernemingsvlak, of in het arbeidsreglement wanneer de keuze voor maaltijdcheques in een elektronische vorm geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. In ieder geval kan de kostprijs van de vervangende drager (betaalkaart) in geval van diefstal of verlies de nominale waarde van één maaltijdcheque niet overschrijden.

Let op!

Het dient ten zeerste onderstreept te worden dat het niet-vervullen van zelfs maar één van bovengenoemde voorwaarden tot gevolg heeft dat de maaltijdcheque(s) sociaalzekerheidsrechtelijk als loon word(t)(en) beschouwd en dat op het werkgeversaandeel in de cheque(s) socialezekerheidsbijdragen betaald moeten worden.

Hoewel hierboven werd uiteengezet onder welke voorwaarden de maaltijdcheques bij wijze van uitzondering vrijgesteld zijn van de betaling van socialezekerheidsbijdragen, dienen die maaltijdcheques arbeidsrechtelijk steeds als loon te worden beschouwd. De werkgeversbijdrage in de cheque is een voordeel dat zodoende ook moet worden opgenomen in de berekeningsbasis van een opzeggingsvergoeding.

Ben je aangemeld, dan kan je per artikel één woord, zin, of paragraaf markeren en persoonlijke notities toevoegen.
We hebben uw bericht ontvangen