Verplichte en facultatieve vermeldingen

Verplichte vermeldingen

Artikel 6 en verder van de Arbeidsreglementenwet somt exhaustief op welke verplichte vermeldingen opgenomen dienen te worden in het arbeidsreglement.

Indien een arbeidsreglement moet worden opgemaakt, moet dit reglement alleszins volgende vermeldingen bevatten:

  1. De verschillende (deeltijdse) uurroosters met de vermelding van de aanvang en het einde van de arbeidsdag, tijdstip en duur van de pauzes en de dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid.
  2. Wijze van meting van en controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon.
  3. Wijze en tijdstip (en eventueel ook plaats) van betaling van het loon.
  4. Namen leden ondernemingsraad.
  5. Namen leden comité voor preventie en bescherming op het werk.
  6. Namen leden vakbondsafvaardiging.
  7. Opsomming van gedragingen die ontslag om dringende reden kunnen impliceren.
  8. Rechten en plichten van het toezichthoudend personeel.
  9. Alle mogelijke straffen, geldboeten en strafbare tekortkomingen.
  10. Beroep tegen tuchtsancties.
  11. Regels voor bepaling opzeggingstermijnen of verwijzing naar wettelijke bepalingen terzake.
  12. Duur en procedure voor toekenning jaarlijkse (individuele en collectieve) vakantie.
  13. Plaats waar persoon die eerste hulp verleent te bereiken is.
  14. Plaats waar verbandkist zich bevindt.
  15. Medische dienst bij arbeidsongeval.
  16. Adresgegevens regionaal bevoegde inspecties.
  17. Bijlage met verwijzing naar de cao’s gesloten binnen de onderneming.
  18. Datums van de 10 wettelijke feestdagen.
  19. Pensioenstelsel persoonlijke bijdrage voor werknemers indien geen sociale organen.
  20. Gegevens Fonds voor Bestaanszekerheid.
  21. Gegevens Sociaal Secretariaat.
  22. Gegevens Kinderbijslagfonds.
  23. Gegevens Kas voor Jaarlijkse Vakantie.
  24. Gegevens Arbeidsongevallenverzekeraar.
  25. Gegevens Externe dienst Preventie en bescherming op het werk.
  26. Aansluitingsnummer RSZ.
  27. Nummer Paritair Comité.
  28. De plaats waar de wet betreffende de Kruispuntbank is aangeplakt.
  29. Vermelding van de rustdagen ter vervanging van arbeid op zondag.
  30. Naam preventieadviseur interne dienst Preventie en bescherming op het werk.
  31. Volledige tekst van cao nr. 25 betreffende gelijke verloning tussen mannen en vrouwen.
  32. Maatregelen tegen pesterijen, geweld en ongewenst seksueel gedrag.
  33. Mogelijkheid intrekken/wijzigen tijdkrediet indien geen sociale organen.
  34. Preventief alcohol- en drugsbeleid overeenkomstig cao nr. 100 i.v.m preventief alcohol- en drugsbeleid binnen de onderneming.
  35. Attest van regelmatige raadpleging van de werknemers.
  36. Toegangsmodaliteiten en toegangsuren sociale voorzieningen

Deze verplichte vermeldingen dienen uiteraard enkel in het arbeidsreglement te worden opgenomen voor zover de aard en de organisatie van de onderneming die vereisen. Indien binnen de onderneming bijvoorbeeld niet wordt gewerkt op zondag, dienen ook de rustdagen ter vervanging van deze zondagen niet in het arbeidsreglement worden opgenomen.

De volgende vermeldingen verdienen meer aandacht:

De arbeidsduurregeling van (deeltijdse) werknemers

Het arbeidsreglement moet verplicht melding maken van de aanvang en het einde van de gewone arbeidsdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden en de dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid (art.6, §1, 1° Arbeidsreglementenwet).
Als de werkgever deeltijdse werknemers in dienst neemt, dienen deze verplichte vermeldingen afzonderlijk voor iedere deeltijdse arbeidsregeling opgenomen te worden. Aangezien de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement weinig flexibel is, verdient het aanbeveling in het arbeidsreglement zoveel mogelijk deeltijdse uurroosters op te nemen. De Inspectie van de Sociale Wetten verdedigt immers het standpunt dat het de werkgever niet toegelaten is zonder meer (deeltijdse) uurroosters en arbeidsregelingen als bijlage bij het arbeidsreglement te voegen, zonder de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement te volgen.

Wel biedt de Arbeidsreglementenwet enige flexibiliteit in geval van een tijdelijke wijziging van de bepalingen van het arbeidsreglement die de aanvang en het einde van de gewone arbeidsdag en de rusttijden regelen. Bij een tijdelijke wijziging van deze bepalingen dient de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement inderdaad niet te worden gevolgd. Wel is de werkgever die een beroep wenst te doen op deze afwijking, verplicht ten minste 24 uur op voorhand zijn werknemers op de hoogte te brengen van de afwijking. Dit bericht moet gedagtekend en ondertekend uitgehangen worden in de lokalen van de onderneming, met vermelding van de datum van inwerkingtreding van de gewijzigde regeling.

De wettelijke feestdagen

Bekend is dat het arbeidsreglement melding moet maken van de data van de tien wettelijke feestdagen. Deze verplichting wordt niet opgelegd door de Arbeidsreglementenwet, maar door Artikel 13, § 1 van de Feestdagenwet d.d. 4 januari 1974. Een werkgever moet elk jaar voor 15 december de vervangingsdagen voor feestdagen die vallen op zondagen of feestdagen, bekendmaken. Minder bekend is echter dat hetzelfde wetsartikel de werkgever ook verplicht om als bijlage bij het arbeidsreglement een kopie te bewaren van het in de onderneming aangeplakte bericht waarin de vervangingsdagen voor de feestdagen zijn opgenomen. Hetzelfde geldt voor het bericht waarin de toepassingsregels worden uiteengezet voor de inhaalrust die wordt toegekend wegens arbeid verricht op een feestdag.

De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel

Het arbeidsreglement dient de rechten en plichten van het toezichthoudende personeel te bepalen. Het belang van deze vermelding wordt vaak onderschat. Het verdient immers aanbeveling in het arbeidsreglement een gedetailleerde en omstandige omschrijving op te nemen van de controlemaatregelen die de werkgever kan aanwenden. Het gevaar bestaat immers dat wanneer de werkgever gebruikmaakt van een bepaalde maatregel die niet is opgenomen in het arbeidsreglement, de maatregel als onwettig wordt beschouwd. Om die reden is het raadzaam in het arbeidsreglement melding te maken van bijvoorbeeld de mogelijkheid tot toegangs- en uitgangscontrole waarbij kledij en goederen van de werknemers worden gecontroleerd, het gebruik van camera’s en de wijzen van controle op het gebruik van internet en e-mail.

De disciplinaire sancties

De meeste arbeidsreglementen bepalen klassiek de straffen, het bedrag en de bestemming van de geldboeten en de tekortkomingen die zij bestraffen. Tevens bevatten de arbeidsreglementen doorgaans in een of andere vorm een beschrijving van de disciplinaire procedure en met name van het beroep dat de werknemers kunnen instellen als zij een klacht wensen in te dienen of een opmerking wensen te maken over de disciplinaire sancties die de werkgever hun oplegde.
Mogelijke disciplinaire sancties zijn bijvoorbeeld de mondelinge vermaning, de schriftelijke verwittiging en het ontslag (al dan niet om dringende reden). De degradatie en de overplaatsing lijken minder wenselijk, aangezien deze sancties gelijkgesteld kunnen worden met een eenzijdige en substantiële wijziging van een essentiële arbeidsvoorwaarde die, in voorkomend geval, beschouwd kan worden als contractbreuk ten laste van de werkgever. Een en ander dient wel in concreto te worden beoordeeld. Kennelijk is de geldboete als disciplinaire sanctie in onbruik geraakt. Hoe dan ook verdient het aanbeveling de mogelijke disciplinaire sancties omstandig op te sommen in het arbeidsreglement. Artikel 16 van de Arbeidsreglementenwet bepaalt immers dat alleen de door het reglement bepaalde sancties mogen worden opgelegd.

Let op!

Op het vlak van de disciplinaire procedure schrijft de Arbeidsreglementenwet voor dat de sancties uiterlijk de eerste werkdag na die waarop de tekortkoming is vastgesteld, door de werkgever ter kennis gebracht dienen te worden van de betrokken werknemer(s). Overeenkomstig rechtspraak van het Hof van Cassatie is de werkgever daarbij niet verplicht om die sanctie schriftelijk mee te delen aan de werknemer (Cass. 10 oktober 1994, J.T.T. 1995, 227). Artikel 17 van de Arbeidsreglementenwet schrijft immers geen op straffe van nietigheid verplicht te volgen vormvereisten voor die door de werkgever zouden moeten worden gevolgd bij het ter kennis brengen van een sanctie. Tevens verplicht de wet de werkgever ertoe de opgelegde straf in te schrijven in een register waarin naast de naam van de betrokken werknemer, de datum, de reden en de aard van de straf dienen te worden vermeld. Als een geldboete werd opgelegd, dient het bedrag ervan te worden vermeld. Deze inschrijving in het register dient te geschieden vóór de datum van de eerstvolgende betaling van het loon. De werkgever is verplicht het register voor te leggen aan de bevoegde ambtenaren (Inspectie van de Sociale Wetten) wanneer deze erom verzoeken.

Preventief alcohol- en drugsbeleid

Op 1 april 2009 werd binnen de Nationale Arbeidsraad cao nr. 100 afgesloten betreffende het voeren van een preventief alcohol- en drugbeleid in de onderneming. Deze cao nr. 100 heeft gevolgen voor de inhoud van het arbeidsreglement van de onderneming.

Het betreft een nationale cao die van toepassing is op alle werkgevers en werknemers van de privésector.

Cao nr. 100 is een kader-cao waarin de minimale voorwaarden worden opgesomd waaraan een preventief alcohol- en drugsbeleid moet voldoen. De klemtoon wordt gelegd op de preventie van alcohol- en drugsgebruik binnen de onderneming.

De cao is in werking getreden op 1 april 2009, maar ondernemingen hebben tot 1 april 2010 de tijd gekregen om een preventief alcohol- en drugsbeleid uit te werken.

De cao nr. 100 biedt ondernemingen onder meer de mogelijkheid om alcohol- en drugstesten mogelijk te maken binnen de onderneming. Echter ook ondernemingen die dergelijke testen niet mogelijk willen maken binnen de onderneming, moeten de nieuwe regelgeving deels implementeren in het bestaand arbeidsreglement.

Cao nr. 100 bevat twee fasen: elke onderneming is verplicht minimum de eerste fase te implementeren in haar arbeidsreglement, de tweede fase is facultatief.

De verplichte eerste fase

De belangrijkste nieuwigheid van cao nr. 100 is de verplichting voor elke werkgever om een preventief alcohol-en drugsbeleid te implementeren in het arbeidsreglement.

In deze eerste, verplichte fase bepaalt de werkgever de uitgangspunten en de doelstellingen van zijn beleid en werkt een concrete beleids- of intentieverklaring uit (art.3 §3). Deze verklaring kan verschillen van werkgever tot werkgever. Men laat dan ook de nodige ruimte aan de werkgever om zijn beleid ter zake aan te passen aan de grootte van de onderneming, de aard van de activiteiten en aan de specifieke risico’s die eigen zijn aan bepaalde groepen van personen.

Zo zal bijvoorbeeld in commerciële sectoren aandacht kunnen worden besteed aan het werkgerelateerd gebruik van alcohol tijdens bijvoorbeeld een zakenlunch of kan er in de logistieke sector een specifiek beleid worden uitgewerkt voor de chauffeurs.

Iedere werkgever is dus verplicht om het initiatief te nemen om minstens de uitgangspunten te bepalen en deze te concretiseren in een beleids- of intentieverklaring, die hij opneemt in het arbeidsreglement.

De beleidsverklaring moet voorafgaandelijk voor advies worden voorgelegd aan de werknemers (ondernemingsraad, comité voor preventie en bescherming op het werk) na raadpleging van de externe dienst voor preventie en bescherming. Bij de kennisgeving aan de werknemers wordt ook het advies van de geraadpleegde externe dienst voor preventie en bescherming op het werk gevoegd. De werknemers hebben dan gedurende 15 dagen de mogelijkheid om hierover opmerkingen of adviezen te formulieren aan de externe preventiedienst die deze op zijn beurt aan de werkgever bezorgt. De werkgever stelt hiertoe een register ter beschikking van de werknemers waarin ze hun opmerkingen kunnen formuleren.

Deze beleidsverklaring moet uiteindelijk opgenomen worden in het arbeidsreglement, zonder dat hiervoor de specifieke procedure tot wijziging van het arbeidsreglement moet worden gevolgd.

Elke onderneming was tegen uiterlijk 1 april 2010 verplicht om dit verplichte luik van cao nr. 100, zijnde het uitzetten van een algemeen alcohol- en drugsbeleid, uit te werken.

De facultatieve tweede fase

In een tweede fase en enkel voor zover de realisatie van de uitgangspunten en doelstellingen die bepaald werden in de eerste fase dit vereist, kan de werkgever deze uitgangspunten en doelstellingen verder uitwerken.

De werkgever is met andere woorden niet verplicht om zijn beleid uit te voeren in concrete maatregelen: hij kan dat doen, maar enkel indien dat vereist is om het beleid te realiseren. In wat volgt, wordt een bondig overzicht gegeven van de mogelijkheden die de werkgever in dit kader heeft.

De werkgever kan (volgens art.3 §4 en §5):

  1. regels opstellen die betrekking hebben op:
    - de beschikbaarheid op het werk (of niet) van alcohol;
    - het binnenbrengen van alcohol en drugs;
    - het werkgerelateerde gebruik van alcohol en drugs.
  2. de procedures bepalen die gevolgd moeten worden bij vaststelling van disfunctioneren op het werk ten gevolge van mogelijk alcohol- of drugsgebruik of bij de vaststelling van de overtreding van deze regels;

  3. de werkwijze en procedure vastleggen die bij vaststelling van werkonbekwaamheid van een werknemer moeten gevolgd worden met betrekking tot het vervoer van de betrokkene naar huis, zijn begeleiding en de kostenregeling.

    Indien het testen op alcohol of drugs deel uitmaakt van het preventief alcohol- en drugsbeleid, dan moet de werkgever de nadere regels bepalen die in acht moeten worden genomen. Het gaat hierbij onder meer over:

    - de aard van de testen die kunnen afgenomen worden;
    - de doelgroepen van werknemers die aan de testen kunnen onderworpen worden;
    - de procedures die dienen gevolgd te worden bij het afnemen van deze testen;
    - de voor het afnemen van deze testen bevoegde personen;
    - de tijdstippen waarop getest kan worden;
    - de mogelijke gevolgen van een positief resultaat.

    Testen zijn enkel toegelaten voor preventiedoeleinden en kunnen enkel afgenomen worden wanneer de betrokkene hiermee heeft toegestemd.

    Alle maatregelen die worden uitgetekend in kader van deze facultatieve tweede fase moeten eveneens besproken worden met onder meer de ondernemingsraad en het comité voor preventie en bescherming, bovendien dienen de maatregelen te worden opgenomen in het arbeidsreglement.

    In tegenstelling tot de eerste fase moeten mits naleving van de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement de maatregelen van de tweede fase wel worden opgenomen in dit reglement.

Regels voor de bepaling van opzeggingstermijnen of -vergoedingen

Sinds 1 januari 2014 gelden voor alle werknemers (ongeacht arbeider of bediende) die in dienst treden vanaf die datum, nieuwe opzeggingstermijnen en -vergoedingen.

Indien in het arbeidsreglement wordt opgesomd welke opzeggingstermijnen of opzeggingsvergoedingen in acht moeten worden genomen en er dus niet enkel zeer algemeen wordt verwezen naar de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, moet het arbeidsreglement verplicht worden aangepast aan de nieuwe wetsregels.

Elk arbeidsreglement moet immers de regels in verband met het bepalen van de opzeggingstermijnen of de verwijzing naar de wettelijke bepalingen daaromtrent vermelden. Om het arbeidsreglement aan die nieuwe wetsregels aan te passen, moet de gebruikelijke overlegprocedure waarin moet worden overlegd met de ondernemingsraad/werknemers (zie infra) niet worden gevolgd. Het is wel verplicht elke werknemer een kopie van het vernieuwde arbeidsreglement te overhandigen. De werkgever doet er goed aan te zorgen voor een schriftelijk bewijs dat elke werknemer dat aangepaste arbeidsreglement heeft ontvangen. Het arbeidsreglement waarvan aan de werknemer geen kopie werd overhandigd, is voor die werknemer immers niet bindend. Bovendien is het ook verplicht om de directie van het toezicht op de sociale wetten (Sociale Inspectie) op de hoogte te brengen van die wijziging van het arbeidsreglement.

Psychosociale aspecten

Op 28 april 2014 verscheen de nieuwe wetgeving rond de preventie van psychosociale risico’s op het werk in het Belgisch Staatsblad (in voege vanaf 1 september 2014).

Deze wetgeving legt voor werkgevers onder meer de verplichting op bepaalde zaken op te nemen in het arbeidsreglement, namelijk 
- een beginselverklaring/beleid binnen de onderneming;
- de procedure inzake psychosociale risico’s;
- de contactgegevens van de vertrouwenspersoon in de onderneming en de preventieadviseur psychosociale aspecten of externe dienst.

Bepalingen in verband met toegangsmodaliteiten sociale voorzieningen

In een Koninklijk Besluit van 10 november 2012 tot vaststelling van de algemene basiseisen waaraan arbeidsplaatsen moeten voldoen, werd opgelegd dat in het arbeidsreglement verplicht de toegangsmodaliteiten en toegangsuren tot de sociale voorzieningen moeten worden vermeld en dit na advies van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk.

Met het begrip ‘sociale voorzieningen’ worden onder meer toiletten, douches, wastafels, kleedkamers, refters en lokalen voor zwangere werkneemsters of werkneemsters die borstvoeding geven voorzien.

Indien deze verplichte vermelding niet is opgenomen in het arbeidsreglement, kan de werkgever bestraft worden met een strafrechtelijke geldboete tussen 600 EUR en 6.000 EUR of een administratieve geldboete van 300 tot 3.000 EUR. Indien het niet vermelden van deze bepaling in het arbeidsreglement gezondheidsschade of een arbeidsongeval tot gevolg zou hebben, kunnen de strafsancties zelfs nog hoger oplopen.

Facultatieve vermeldingen

De inhoud van het arbeidsreglement moet niet strikt beperkt worden tot de door de wetgeving opgelegde verplichte vermeldingen. De Arbeidsreglementenwet bepaalt immers zelf dat het arbeidsreglement ook alle andere bepalingen mag bevatten waarover werknemer en werkgever een akkoord gesloten hebben. De volgende, nuttige facultatieve vermeldingen kunnen worden opgenomen in het arbeidsreglement:

  • Het arbeidsreglement kan de werknemer verplichten zijn werkgever onmiddellijk op de hoogte te brengen van wijzigingen van bijvoorbeeld zijn adres en familiale toestand. Deze gegevens zijn niet alleen van belang voor de loonadministratie van de werkgever, maar ook bijvoorbeeld in het kader van een ontslagprocedure waarbij de briefwisseling naar het juiste adres van de werknemer dient te worden gestuurd.
  • Het arbeidsreglement kan de werknemer eveneens verplichten bij een ongeval bepaalde gegevens onmiddellijk te melden aan de werkgever, zoals de plaats van het ongeval, de omvang en de oorzaak van de schade. Deze verplichting kadert niet alleen in het preventiebeleid van de onderneming, maar kan de werkgever eveneens helpen bij het bepalen van de aansprakelijkheid van de betrokken personen.
  • Het verdient eveneens aanbeveling in het arbeidsreglement een bepaling op te nemen die de werknemer verplicht binnen een bepaalde termijn (bv. 48 uur) volgend op zijn afwezigheid wegens ziekte of ongeval, een geneeskundig getuigschrift te overhandigen aan de werkgever. De Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt immers dat de werknemer slechts verplicht is zijn afwezigheid te rechtvaardigen door de overhandiging van een medisch attest, als deze verplichting is opgenomen in het arbeidsreglement of een cao of als de werkgever hem daarom heeft gevraagd. Als deze verplichting wordt opgenomen in het arbeidsreglement, kan hierbij verduidelijkt worden welke vermeldingen het getuigschrift dient te bevatten, zoals de duur van de arbeidsongeschiktheid en dergelijke meer.
  • Eveneens in dit kader kan een arbeidsreglement in navolging van de Wet
    betreffende het Eenheidsstatuut (dd. 26 december 2013) bepalen dat de
    arbeidsongeschikte werknemer gedurende een bepaalde tijdsperiode (max. 4
    aaneengesloten uren, tussen 7-20u) ter beschikking dient te zijn van de
    controlegeneesheer in zijn woonplaats of een aan de werkgever meegedeelde
    verblijfplaats. Indien de werknemer bij een eventuele controle hier niet
    aanwezig/ter beschikking is, verliest deze automatisch het recht op gewaarborgd
    loon voor de periode voorafgaand aan deze controle.

Steeds vaker worden op vraag van de werknemers in de arbeidsreglementen allerhande procedures opgenomen die gevolgd dienen te worden bij het ontslag van een werknemer. Klassiek zijn bijvoorbeeld de clausules die bepalen dat de werkgever voorafgaand aan een ontslag (om dringende reden) de vakbondsafvaardiging dient te informeren of de werknemer dient te horen. De werkgever dient in elk geval omzichtig om te springen met dergelijke procedures, die aanvankelijk weliswaar met veel goede wil werden ingeschreven in het arbeidsreglement, maar na verloop van tijd vaak uit het oog verloren worden. Getuige daarvan een arrest van het arbeidshof van Antwerpen d.d. 11 maart 1998 (J.T.T.1999, 645). In de zaak die aan het oordeel van het hof werd onderworpen, had een werkgever een werknemer om dringende reden ontslagen, maar zonder inachtneming van de bepaling van het arbeidsreglement dat voorzag dat de disciplinaire sancties, zoals onder meer het ontslag om dringende reden, slechts mogen worden toegepast nadat de betrokken werknemer gehoord werd. Het hof oordeelde dat – aangezien de werkgever de werknemer niet voor het ontslag had gehoord – het ontslag om dringende reden onrechtmatig was, zodat de werknemer aanspraak kon maken op een verbrekingsvergoeding.


Schema

Ben je aangemeld, dan kan je per artikel één woord, zin, of paragraaf markeren en persoonlijke notities toevoegen.
We hebben uw bericht ontvangen