Begin van de arbeidsrelatie Het arbeidsreglement

Bijzonderheden

Hierna volgt de bespreking van een aantal aspecten van het arbeidsreglement die blijkbaar minder bekend zijn en enige toelichting behoeven.

Formaliteiten bij invoering of wijziging van het arbeidsreglement

Zodra de procedure van de invoering of wijziging van het arbeidsreglement is beëindigd, dienen nog een aantal bijzondere formaliteiten te worden vervuld.
Welke procedure ook wordt gevolgd, het reglement of de wijziging ervan dient in elk geval ondertekend en gedagtekend te worden door de werkgever. Als de procedure de tussenkomst van de ondernemingsraad veronderstelde, dient het reglement of de wijziging ervan bovendien ondertekend te worden door minstens twee leden van de ondernemingsraad die de werknemers vertegenwoordigen.

Bovendien dient het reglement of de wijziging van het bestaande reglement het attest te bevatten waaruit blijkt dat de werknemers regelmatig werden geraadpleegd. Dit attest is een verklaring van de werkgever waarin hij bevestigt dat de werknemers volgens de geldende procedure werden geraadpleegd. De werkgever doet er goed aan om dit attest ook te laten ondertekenen door bijvoorbeeld de secretaris van de ondernemingsraad of twee werknemersvertegenwoordigers uit de ondernemingsraad. Dit attest is een verplichte vormvoorwaarde opdat er sprake zou kunnen zijn van een rechtsgeldig arbeidsreglement.

De werkgever doet er derhalve goed aan zich tijdens elke fase van de procedure te verzekeren van het bewijs dat de werknemers instemmen met de wijze waarop de procedure wordt gevolgd. Na de beëindiging van de invoerings- of wijzigingsprocedure moet de werkgever daarenboven binnen acht dagen na de inwerkingtreding van het reglement en de wijzigingen ervan, een afschrift van het arbeidsreglement toezenden aan de bevoegde Inspectie van de Sociale Wetten. 

De wet schrijft ten slotte ook voor dat iedere werknemer op elk ogenblik en zonder tussenpersoon inzage moet kunnen hebben in het definitieve reglement op een gemakkelijk toegankelijke plaats. De werkgever dient overigens ook aan iedere werknemer een exemplaar van het arbeidsreglement te overhandigen. Als de werknemer studentenarbeid verricht, dient hij de werknemer hierbij een ontvangstbewijs te laten tekenen.

Indien de werkgever de voorschriften in verband met het bekendmaken van het arbeidsreglement niet zou respecteren, kan de werkgever overeenkomstig artikel 203 van het Sociaal Strafwetboek een sanctie van niveau 2 opgelegd worden (nl. strafrechtelijke geldboete tussen de 400 EUR en 4.000 EUR of administratieve geldboete tussen de 200 EUR en 2.000 EUR). 

Telewerk en/of Huisarbeid

Nu steeds meer werkgevers telewerkers of huisarbeiders tewerkstellen, is het niet zonder belang na te gaan welke gevolgen de tewerkstelling van dergelijke telewerkers of huisarbeiders heeft voor het arbeidsreglement. Onder ‘huisarbeiders’ wordt verstaan de werknemers (arbeiders of bedienden) die tegen loon arbeid verrichten onder het gezag van een werkgever, in hun woonplaats of op elke andere door hen gekozen plaats, zonder dat zij onder het toezicht of de rechtstreekse controle van deze werkgever staan. Ook de werknemer die zijn arbeidsprestaties slechts gedeeltelijk thuis levert, kan worden beschouwd als een huisarbeider. Telewerkers zijn volgens de CAO nr. 85 werknemers die werkzaamheden uitvoeren met gebruikmaking van informatietechnologie waarbij deze werkzaamheden in principe ook zouden kunnen worden uitgevoerd op de bedrijfslocatie maar nu door deze werknemers op regelmatige basis en niet incidenteel buiten de bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

Het arbeidsreglement van de onderneming die huisarbeiders in dienst neemt, dient vooreerst een bijzondere bepaling te bevatten. De Arbeidsreglementenwet bepaalt immers dat, bij de werknemers die in de lokalen van de onderneming slechts aanwezig zijn om er grondstoffen en alle andere voorwerpen en documenten voor hun arbeid te nemen, of om er de opbrengst van hun arbeid of enig ander document dienaangaande te brengen, de vermelding van de aanvang en het einde van de gewone werkdag vervangen wordt door de vermelding van dag en uur waarop de lokalen toegankelijk zijn.

Bovendien dient een exemplaar van het arbeidsreglement ter beschikking te liggen op de plaats waar de huisarbeider zijn prestaties uitvoert. De wet bepaalt inderdaad dat de werkgever verplicht is op iedere plaats waar hij werknemers in dienst neemt, een afschrift bij te houden van het arbeidsreglement. Praktisch gezien, zal de werkgever waarschijnlijk quasi geen controle kunnen uitoefenen of de huisarbeider thuis al dan niet een kopie van het arbeidsreglement bijhoudt. De werkgever doet er dan ook goed aan in de arbeidsovereenkomst van de huisarbeider deze werknemer expliciet te laten bevestigen dat hij het nodige zal doen om een exemplaar van het arbeidsreglement thuis ter beschikking te leggen. Een andere mogelijkheid om de werkgever meer zekerheid te geven over het voldoen aan zijn verplichting om ook op de werkplaats van de huisarbeiders een exemplaar van het arbeidsreglement ter beschikking te hebben, zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de werkgever het mogelijk maakt om het arbeidsreglement te raadplegen via intranet zodat het arbeidsreglement ten allen tijde ook raadpleegbaar is vanuit de woning van de huisarbeider.

Ook rijst de vraag in welke mate de huisarbeider betrokken dient te worden bij de procedure van de wijziging van het arbeidsreglement. De Arbeidsreglementenwet bepaalt immers dat het bericht met opgave van de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, moet worden aangeplakt op een zichtbare en toegankelijke plaats. Dezelfde bepaling voegt hieraan toe dat de berichten en de ontwerpen van reglementen die dienen te worden bekendgemaakt in het kader van de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement, op dezelfde plaats moeten worden aangeplakt. Derhalve moeten deze berichten ook op een voor de huisarbeiders zichtbare en toegankelijke plaats worden geafficheerd. Aangenomen kan worden dat de aanplakking tevens dient te gebeuren op de plaats van tewerkstelling van de huisarbeider. Dat geldt bij uitstek wanneer de huisarbeiders hun arbeidsduur exclusief thuis doorbrengen. Het verdient aanbeveling voor de werkgever om in voorkomend geval de huisarbeiders per aangetekende post alleszins een ontwerp van wijziging van het arbeidsreglement toe te sturen, hen er in een begeleidend schrijven op te attenderen dat zij hun eventuele opmerkingen op dit ontwerp van arbeidsreglement kunnen overmaken via email alsook deze huisarbeiders naderhand per aangetekende post een kopie van de definitief aangenomen tekst van het herwerkt arbeidsreglement toe te sturen.

Overeenkomstig artikel 10 §2 van de Arbeidsreglementenwet kan in het arbeidsreglement worden bepaald tijdens welke periodes de werknemers op vraag van de werkgever al dan niet telewerk mogen verrichten. Het is evenwel geenszins een verplicht in het arbeidsreglement op te nemen vermelding. De werkgever zou het arbeidsreglement ook kunnen aanwenden om te voldoen aan de verschillende informatieverplichtingen in navolging van de CAO nr. 85 inzake telewerk (zoals bijv. telewerker informeren over arbeidsvoorwaarden of informeren over het beleid inzake veiligheid en gezondheid in navolging van gebruik van beeldschermapparatuur,…). Aangezien het niet steeds evident is voor de werkgever om het arbeidsreglement later nog te wijzigen, is het echter in de meeste gevallen aangewezen dat een werkgever tegemoet komt aan deze informatieverplichtingen in bijv. een policy en niet in het arbeidsreglement.

Indien de werkgever occasioneel telewerk wenst in te voeren in de onderneming kan de werkgever een kader voor dit occasioneel telewerk vastleggen in een CAO of in het arbeidsreglement. Dit is echter geen verplichting voor de werkgever. Echter indien de werkgever in een kader voor dergelijk occasioneel telewerk voorziet, moet dit kader een aantal verplichte vermeldingen bevatten (zoals onder meer de oplijsting van de functies of activiteiten binnen de onderneming waarvoor occasioneel telewerk mogelijk is, de procedure die moet worden gevolgd om occasioneel telewerk aan te vragen en te laten goedkeuren,…). Het voordeel van het vastleggen van een dergelijk kader door de werkgever is dat wat betreft de modaliteiten voor occasioneel telewerk eenvoudigweg kan worden verwezen naar dit kader zonder dat hierover met elke werknemer die occasioneel telewerk aanvraagt een individueel geschreven akkoord moet worden gesloten. 

Werknemer beschermd tegen ontslag ingevolge formulering opmerking bij ontwerp arbeidsreglement

Overeenkomstig artikel 12 quater van de Arbeidsreglementenwet is een werknemer die in het kader van de voorgenomen invoering van de zogenaamde kleine flexibiliteit of de voorgenomen verlenging van de referteperiode waarover de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur moet worden geëerbiedigd, een opmerking maakt omtrent een ontwerp van arbeidsreglement in het daartoe voorziene register gedurende een periode van 6 maanden na het maken van die opmerking, beschermd tegen ontslag.

Niet elke werknemer die een opmerking maakt in verband met een ontwerp van arbeidsreglement is dus beschermd tegen ontslag (arbeidshof Brussel, 18 april 2006, Soc. Kron. 2007, 25 en Arbrb. Namen 1 februari 2013, J.T.T. 2013, afl. 1154, 166). Enkel een werknemer die overeenkomstig artikel 20bis §1, laatste lid Arbeidswet of overeenkomstig artikel 26bis §1, derde lid Arbeidswet een opmerking heeft gemaakt in het daartoe bestemde register, kan gedurende een periode van 6 maanden na het maken van die opmerking niet worden ontslagen door de werkgever, behalve om redenen die vreemd zijn aan het maken van die opmerking(en).

De werkgever draagt in geval van ontslag gedurende voormelde beschermde periode van 6 maanden de bewijslast om aan te tonen dat inderdaad redenen vreemd aan het maken van die opmerking(en) aan de basis van het ontslag liggen. Indien de werkgever niet slaagt in die bewijslast dient hij een forfaitaire vergoeding gelijk aan het loon voor 6 maanden te betalen en dat bovenop de vergoedingen verschuldigd naar aanleiding van de verbreking van de arbeidsovereenkomst. Evenwel zijn er op deze vergoeding geen sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd. De vergoeding zal wel worden belast op dezelfde manier als een opzeggingsvergoeding. De werkgever zal dus het nodige moeten doen om bedrijfsvoorheffing te laten inhouden op deze vergoeding.