Limosa-aangifteplicht

Sinds 1 april 2007 geldt voor naar België gedetacheerde buitenlandse werknemers, zelfstandigen en stagiairs een Limosa-aangifteplicht. Limosa staat voor 'Landenoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van Migratieonderzoek bij de Sociale Administratie'. 

Met deze voorafgaande aangifte kan de Belgische overheid meer zicht houden op de aanwezigheid van buitenlandse werknemers, zelfstandigen en stagiairs op het Belgische grondgebied.

Die aangifte vervangt onder andere de vroegere verklaring van terbeschikkingstelling en vereenvoudigt de administratieve verplichtingen bij detachering van werknemers naar België.

Wie heeft aangifteplicht?

Gedetacheerde werknemers en stagiairs

De Limosa-meldingsplicht geldt voor alle werknemers en stagiairs die tijdelijk of gedeeltelijk in België komen werken en in principe niet onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid.

Het begrip 'gedetacheerde werknemer' is geïnspireerd op het begrip uit de wet van 5 maart 2002 betreffende de terbeschikkingstelling van werknemers met het oog op het verrichten van diensten, maar het dekt een bredere lading. Het gaat dus om werknemers die in België tijdelijk arbeidsprestaties komen leveren. Die werknemers zijn ofwel gewoonlijk tewerkgesteld in een ander land dan België of zijn aangeworven in een ander land dan België.

Bijvoorbeeld: een Roemeense bezetter in dienst van een Roemeense firma die normaal in Roemenië werkt, komt gedurende 3 maanden werken in een gebouw in België voor een Belgische klant van zijn Roemeense werkgever.

Let wel, grensarbeiders vallen niet onder de meldingsplicht. Bij een grensarbeider gaat het immers om een werknemer die in het buitenland woont en die voor onbepaalde duur in België werkt, voor een Belgische of buitenlandse werkgever. Deze categorie van werknemers beantwoordt niet aan de definitie van gedetacheerde werknemer.

Werknemers die, voor een Belgische werkgever, gewoonlijk op het grondgebied van verschillende landen werken zoals een handelsvertegenwoordiger, worden hier niet geviseerd en vallen dus ook buiten het toepassingsgebied.

Aan werkgeverszijde is de meldingsplicht van toepassing op de werkgever, natuurlijke of rechtspersonen, die de gedetacheerde werknemers tewerkstellen. Het gaat om alle werkgevers die werknemers naar België detacheren, ongeacht het land waar ze zijn gevestigd.

Zelfstandigen en zelfstandige stagiairs

Deze meldingsplicht  geldt ook voor zelfstandigen die tijdelijk of gedeeltelijk in Belgie komen werken, ongeacht of zij hier onderworpen waren aan de sociale zekerheid. Een zelfstandige met meldingsplicht  is iemand die een beroepsbezigheid uitoefent waarvoor hij niet verbonden is door een arbeidsovereenkomst of een statuut, en die in België tijdelijk een of meerdere zelfstandige activiteiten uitoefent zonder hier permanent te verblijven.

In een arrest van 19 december 2012 heeft het Europees Hof van Justitie echter geoordeeld dat een dergelijke meldingsplicht een belemmering is voor het vrij verkeer van diensten. Elke zelfstandige moet immers vrij over de Europese grenzen heen zijn diensten kunnen aanbieden. In navolging van dit arrest werden een aantal wijzigingen aangebracht aan de Limosa meldingsplicht die in werking getreden zijn op 1 juli 2013.  Een aantal verplichte vermeldingen , zoals het soort diensten verricht in het kader van detachering, het BTW-nummer in het land van oorsprong, zijn dan ook afgeschaft.

Ook voor zelfstandige stagiairs geldt de Limosa aangifte. Zelfstandige stagiairs zijn personen die in het kader van een studieprogramma of een opleiding voor de toegang tot een vrij beroep een verplichte of vrijwillige stage uitvoeren om een diploma, titel of getuigschrift te verwerven of om praktijkervaring op te doen en die niet verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst, maar actief zijn op zelfstandige basis.

Wie is vrijgesteld van aangifte?

Rekening houdend met het vrij verkeer van diensten zijn een aantal categorieën uitgesloten van de Limosa-aangifte. De vrijstelling is meestal gelinkt aan de reden waarom iemand naar België komt en de duur van het verblijf in België.

De volgende categorieën van gedetacheerde werknemers en zelfstandigen worden vrijgesteld van de meldingsplicht:

  1. De werknemers en zelfstandigen tewerkgesteld in de sector van het internationaal vervoer van personen of goederen, tenzij deze werknemers cabotageactiviteiten (vervoer tussen twee punten in België) op het Belgische grondgebied verrichten. Zo is de Duitse firma die goederen ophaalt in Frankrijk en naar een klant in België brengt, vrijgesteld. Brengt diezelfde Franse transportfirma goederen van Gent naar Brussel dan geldt de vrijstelling niet. Het gaat hier om chauffeurs, piloten, cabinepersoneel, binnenschippers ...
  2. De werknemers en zelfstandigen die naar België worden gedetacheerd voor de initiële assemblage en/of eerste installatie van een goed dat een wezenlijk bestanddeel uitmaakt van een overeenkomst voor de levering van goederen. Die initiële assemblage en/of eerste installatie moet noodzakelijk zijn voor het in werking stellen van het geleverde goed en moet worden uitgevoerd door gekwalificeerde en/of gespecialiseerde werknemers van de leverende onderneming. De duur van de bedoelde werken mag niet meer dan acht dagen bedragen. Deze afwijking geldt echter niet voor een aantal activiteiten in de bouwsector. Het gaat om alle activiteiten die betrekking hebben op onroerende goederen uit hun aard of door incorporatie en die de verwezenlijking, het herstel, het onderhoud, de wijziging of de vernietiging van bouwwerken beogen (onder meer uitgravingswerk, grondwerk, opbouw, montage en demontage van geprefabriceerde elementen ...).
  3. De werknemers en zelfstandigen die als gespecialiseerde technici tewerkgesteld worden door een in het buitenland gevestigde werkgever en die naar België komen om dringende onderhouds- of reparatiewerken uit te voeren aan machines of apparatuur. Die machines of apparatuur werden door hun werkgever of door de zelfstandige geleverd aan de in België gevestigde onderneming waar de reparaties of het onderhoud plaatsvinden. Hun verblijf nodig voor de activiteiten mag niet meer dan vijf dagen per maand bedragen. Bijvoorbeeld: wanneer de meetapparatuur in een Belgisch labo defect is en men laat een technicus van de Spaanse leverancier van de meetapparatuur een dag komen om dat te herstellen, moet er geen meldingsplicht gebeuren voor de technicus.
  4. Werknemers en zelfstandigen die naar België komen voor het bijwonen van wetenschappelijke congressen. De vrijstelling geldt voor de gehele duur van de aanwezigheid in België tijdens het bijwonen van het congres.
  5. Werknemers en zelfstandigen die naar België komen voor het bijwonen van vergaderingen in beperkte kring. Bij vergaderingen in beperkte kring hoeft een aangifte niet als de aanwezigheid in België beperkt is tot 60 dagen per kalenderjaar wanneer alle periodes worden samengeteld, en als de aanwezigheid per vergadering niet meer dan 20 opeenvolgende dagen bedraagt. De Limosa-website geeft voor vergaderingen in beperkte kring voorbeelden zoals contractonderhandelingen met een klant, het houden van evaluatievergaderingen, strategische vergaderingen ... De reisdagen of dagen voor toerisme voorafgaand of aansluitend op de vergadering worden niet in rekening gebracht.
  6. Werknemers die door een overheidsdienst tewerkgesteld worden als statutair of contractueel personeelslid.
  7. Werknemers die tewerkgesteld worden door een internationale instelling van publiek recht die in België gevestigd is en waarvan het statuut geregeld wordt door een in werking getreden verdrag. Het gaat bijvoorbeeld om werknemers van de NAVO, het Internationale Comité van het Rode Kruis ...
  8. De leden van een diplomatieke of consulaire zending.
  9. De werknemers die in het buitenland verblijven, er tewerkgesteld worden door een in het buitenland gevestigde werkgever, en die naar België komen om aan internationale sportwedstrijden deel te nemen. Dat geldt ook voor scheidsrechters, begeleiders, officiële vertegenwoordigers, personeelsleden en alle andere personen erkend door internationale of nationale sportfederaties. Hun verblijf in het land mag de duur van de sportproef en ten hoogste drie maanden per kalenderjaar niet overschrijden. Zelfstandige sporters en hun zelfstandige begeleiders die geen hoofdverblijfplaats in België hebben, worden eveneens vrijgesteld op voorwaarde dat ze niet langer dan drie maanden per jaar in België verblijven.
  10. Artiesten met internationale faam en hun begeleiders, op voorwaarde dat hun verblijf in België, nodig voor hun activiteiten, niet meer dan 21 dagen per kwartaal bedraagt. Dezelfde vrijstelling geldt voor zelfstandige artiesten en hun zelfstandige begeleiders die geen hoofdverblijfplaats hebben in België. Bijvoorbeeld een Franse schilder die exposeert in een Belgische galerij.
  11. Vorsers en leden van een wetenschappelijk team die door een universiteit of een wetenschappelijke instelling gevestigd in het buitenland worden tewerkgesteld en die in België aan een wetenschappelijk programma deelnemen in een onthaaluniversiteit of een wetenschappelijke instelling. Hun verblijf, nodig voor deze activiteiten, mag niet meer dan drie maanden per kalenderjaar bedragen.

Specifiek voor zelfstandigen is ook een uitzondering voorzien voor zakenlui die zich naar België begeven, voor zover de duur van hun verblijf, nodig voor deze activiteiten, niet meer dan vijf kalenderdagen bedraagt. Ook bestuurders en mandatarissen van vennootschappen die naar België komen, om deel te nemen aan raden van bestuur en algemene vergaderingen van vennootschappen, zijn vrijgesteld. Hier geldt eveneens dat de duur van het verblijf, nodig voor deze activiteiten, geen vijf dagen per maand overschrijdt.
De stagiair-student die in België een verplichte stage loopt in het kader van zijn studies of beroepsopleiding, is vrijgesteld van de Limosa-melding voor de duur van zijn stage. Ook zelfstandige stagiairs die in België een stage volgen in kader van hun studies of die werd goedgekeurd door hun bevoegde overheid in het kader van een uitwisselingsprogramma en die een wettige verblijfsvergunning hebben, zijn eveneens vrijgesteld van de meldingsplicht.

Hoe, wanneer en door wie dient de aangifte te gebeuren?

De Limosa-aangifte kan gedaan worden door de werkgever, de zelfstandige, de werknemer, de stagiair of zelfs door de Belgische opdrachtgever. Ook een aangestelde van de buitenlandse werkgever mag de aangifte doen, zoals bijvoorbeeld een Belgisch sociaal secretariaat. In elk geval dient de melding te gebeuren voordat de werkzaamheden of de stage op het Belgische grondgebied effectief een aanvang nemen.
De melding gebeurt best elektronisch via de website www.limosa.be  waar tevens alle informatie m.b.t. de Limosa-aangifte op terug te vinden is. Vooraleer de aangifte te kunnen doen moet er wel eerst een account worden aangemaakt. Indien de werkgever, zijn aangestelde of zijn lasthebber in de onmogelijkheid verkeren om de Limosa-melding via elektronische weg te doen, kan de aangifte ook per fax of per brief gebeuren, maar in dat geval neemt de procedure meer tijd in beslag.

Gebeurt de melding elektronisch, dan kan men meteen het ontvangstbewijs (Limosa-1) van de Limosa-aangifte afdrukken.

Gebeurt de aangifte per brief of per fax, dan stuurt de RSZ ook het ontvangstbewijs per brief of per fax.

De gedetacheerde werknemers of zelfstandigen zijn verplicht het ontvangstbewijs voor te leggen aan de eindgebruiker of de Belgische opdrachtgever. Is dat niet het geval, dan moet de Belgische opdrachtgever via elektronische weg, voorafgaand aan het begin van de tewerkstelling van die gedetacheerde persoon, de identiteitsgegevens van de personen melden die niet in staat zijn om het ontvangstbewijs voor te leggen. Die melding gebeurt via de site www.socialezekerheid.be. De melder ontvangt daarvan een ontvangstbewijs. Doet de Belgische opdrachtgever dat niet, dan kan hij, samen met de gedetacheerde werknemer of zelfstandige, worden gesanctioneerd met strafrechtelijke of administratieve sancties van niveau 4 of niveau 3 al naargelang de aard van de inbreuk. Het is dus van het uiterste belang dat de Belgische opdrachtgever het ontvangstbewijs controleert.

Met vragen of bij problemen kan men ook steeds van maandag tot vrijdag van 7 tot 20 u. terecht bij het contactcenter Limosa op het nummer 02 788 51 57.

Inhoud van de Limosa-aangifte

De aangifte voor gedetacheerde werknemers en zelfstandigen omvat volgende gegevens:

  1. de identificatiegegevens van de werknemer of de zelfstandige: persoonsgegevens, adres en identificatienummer;
  2. de datum waarop de detachering in België begint en de datum waarop deze eindigt; er is geen maximum voorzien;
  3. de vermelding of de werknemer of zelfstandige in het kader van de detachering al dan niet activiteiten verricht in de bouwsector;
  4. de arbeidsplaats in België waar de prestaties effectief zullen geleverd worden;
  5. de identificatiegegevens van de Belgische klant of opdrachtgever.

Specifiek voor een gedetacheerde werknemer komen daar nog volgende gegevens bij:

  1. de identificatiegegevens van de werkgever en zijn lasthebber als die laatste de aangifte doet;
  2. het arbeidsrooster;
  3. vermelding of de werknemer al dan niet als uitzendkracht wordt gedetacheerd.

Voor een gedetacheerde stagiair worden naast zijn identificatiegegevens, de begindatum en de voorziene duur van detachering in België, ook de identificatiegegevens gevraagd van de buitenlandse instelling waar de stagiair zijn studies of beroepsopleiding volgt, alsook de identificatiegegevens van de Belgische instelling bij dewelke de stagiair gedetacheerd is.

Indien de detachering langer duurt dan eerst gemeld, moet er een nieuwe melding gebeuren voor het verstrijken van de aanvankelijk gemelde duur. Gaat de detachering niet door, dan moet de melding geannuleerd worden ten laatste op de begindatum van de gemelde detachering.

Indien de detachering niet plaatsvindt op de oorspronkelijk voorziene datum, dan moet de aangever zijn melding annuleren. Een overschrijding van de aangegeven duur moet worden gemeld vooraleer de oorspronkelijk aangegeven duur verstrijkt. De procedure voor die wijziging of annulering is dezelfde als voor de initiële aangifte.

Regelmatige tewerkstelling in België

In de praktijk is het niet altijd mogelijk en ook praktisch moeilijk werkbaar om, voor elke activiteit die in België wordt verricht een aparte aangifte te doen.

Daarom werd in de mogelijkheid voorzien dat gedetacheerde werknemers of zelfstandigen, die regelmatig werkzaam zijn in België of in een of meerdere andere landen, een algemene aangifte doen die geldig is voor maximaal twaalf maanden.

Deze eenmalige aangifte is bedoeld voor activiteiten die structureel in verschillende landen worden uitgeoefend, en waarvan een belangrijk deel in België plaatsvindt. De betrokken werknemer of zelfstandige is hierdoor frequent korte periodes in België aanwezig voor beroepsdoeleinden. Denken we bijvoorbeeld aan een Franse werknemer van een Franse firma die klanten moet bezoeken in Frankrijk, België en Duitsland, waarbij hij ongeveer 40% van zijn arbeidstijd in België doorbrengt.

Het verschil met de gewone aangifte is dat bij de eenmalige aangifte niet het uurrooster, noch de plaats van tewerkstelling moet worden opgegeven. Wel moet de wekelijkse arbeidsduur van de werknemer worden meegedeeld.

De eenmalige aangifte geldt echter niet voor activiteiten in de bouwsector en de sector van de uitzendarbeid. In deze sectoren moeten alle activiteiten afzonderlijk gemeld worden.

Dergelijke Limosa-aangifte is geldig voor maximaal twaalf maanden en kan na afloop opnieuw verlengd worden voor een volgende periode van twaalf maanden.

De sociale documenten

Belgische werkgevers zijn verplicht een aantal sociale documenten bij te houden zoals een arbeidsreglement, een individuele rekening, een personeelsregister … Op basis van de wetgeving inzake de detachering zou de buitenlandse werkgever die hier werknemers detacheert in principe ook verplicht zijn diezelfde sociale documenten bij te houden. Er werd echter in een afwijkende regeling voorzien wanneer er een Limosa-aangifte wordt gedaan.

Document Onderworpen aan Limosa Vrijgesteld van Limosa
arbeidsreglement vrijstelling gedurende 12 maanden
opstellen en bekendmaken deeltijdse contracten
bekendmaking deeltijdse uurroosters en bijhouden afwijkingen
(speciaal) personeelsregister
studentencontract
overeenkomst huisarbeiders
beroepsinlevingsovereenkomst
overeenkomst tijdelijke arbeid
aanwezigheidsregister
register voor werktijdregeling
individuele rekening vrijstelling gedurende 12 maanden mits voorlegging vergelijkbaar document vrijstelling vrijstelling
loonfiche vrijstelling gedurende 12 maanden vrijstelling

Werkgevers die een Limosa-aangifte hebben gedaan, zijn gedurende de eerste twaalf maanden van de detachering vrijgesteld van het opstellen en het bijhouden van een arbeidsreglement, een personeelsregister en controledocumenten voor deeltijdse werknemers. Daarnaast geldt ook nog een vrijstelling voor een aantal sociale documenten met betrekking tot het loon (individuele rekening en loonafrekening per betaalperiode), op voorwaarde dat er vergelijkbare documenten worden opgesteld volgens de wetten van het land van herkomst. Indien de werkgever niet over deze documenten beschikt, moet hij een individuele rekening en betalingsfiche opmaken.

De vergelijkbare documenten moeten ter beschikking gehouden worden van de inspectiediensten en op hun verzoek overgezonden worden. De inspectiediensten kunnen deze documenten tot twee jaar na het einde van de detachering opvragen.

Ook de werkgevers die zijn vrijgesteld van de Limosa-aangifte zijn gedurende diezelfde periode van 12 maanden vrijgesteld van het bijhouden van een aantal sociale documenten.

Ben je aangemeld, dan kan je per artikel één woord, zin, of paragraaf markeren en persoonlijke notities toevoegen.
We hebben uw bericht ontvangen